Denna handbok belyser sju viktiga områden för att må och prestera bra vid distansarbete, under och efter coronapandemin. Du trycker på + symbolen till höger om respektive område för att läsa mer.

Ta fram papper och penna och skriv ner dina egna reflektioner och idéer för vad och hur du kan skapa goda förutsättningar för dig att må och prestera bra hemifrån.

Tips! Ladda ner appen SustainYou där får du hjälp att hålla koll på din energinivå och att etablera nya goda vanor.

Lycka till med att distansarbete hemifrån!

1. Skapa tydliga gränser mellan arbete och fritid

Då vi inte längre fysiskt förflyttar oss till arbetet behövs det andra typer av gränser för vad som är arbete och fritid. En del hade redan innan corona andra sätt att markera detta, t.ex. genom vilka tider på dygnet som var vikt åt arbete. Man lämnade jobbet tidigare för att hämta barn eller för egen träning för att sedan genomföra ett arbetspass senare på kvällen.

Att vara tydlig med vilka tider man ska arbeta är extra viktigt vid distansarbete. Annars är risken stor att man antingen jobbar för mycket och jämnt alternativt att man har svår att få något gjort.

Tiden för förflyttning mellan hem och arbete används av många till en mental omställning. Tid att reflektera över den plats man lämnar för att göra sig redo för nästa. Samma gäller vid förflyttning mellan fysiska möten på jobbet, då gör vi samtidigt ett mentalt skifte. Vid hemarbete är det därför viktigt att fundera över den mentala aspekten av skiftet mellan ledig tid och arbetstid, likväl som att inte låta de digitala mötena avlösa varandra.

2. Glöm inte ergonomin

Se till att skapa en fysisk plats hemma där du utför, i alla fall huvuddelen av ditt arbete. Att säkerställa en ergonomisk arbetsplats hemma kan vara svårt. Man vill kanske inte ha ett skrivbord och en dataskärm i sov- eller vardagsrum. En ergonomisk fördel hemma är att det kan vara lättare att byta fysisk ställning genom att sätta sig i soffan eller vid köksbordet. Likväl som att det är mer bekvämt att göra pausgymnastik utan kollegorna som publik.

Saker att tänka på:
• Koppla din laptop till en större datorskärm. Blicken ska vara riktad så att den är en tredjedel från toppen av datorskärmen. Tänk på att inte böja nacken för mycket framåt. Sitt helst med stöd för nacke, rygg och armar. Armbågar och knän i nittio graders vinkel.
• Variera att sitta, gå och stå. En stående arbetsplats kan skapas på strykbrädan eller en byrå. Varför inte kombinera ett telefonmöte med en promenad eller att sitta ute på altanen eller balkongen.
• Se till att ljuset är lagom, det ska vara ljust men inte med för stora kontraster det kan göra att vi sitter snett för att se.
• Om möjligt sitt på förmiddagen vid ett fönster med mycket dagsljus för det stimulerar produktionen av sömnhormonet melatonin.
• Ta regelbundna pauser där du rullar axlarna bakåt och liknande övningar. Då det lätt blir mycket dataskärmstittande är det bra att flera gånger om dagen titta ut genom fönstret, det är en bra synergonomisk gympa.

3. Planering är A och O

Planering är alltid viktig, men när vi i högre utsträckning jobbar ensamma ställs högre krav på självständighet. Vi är utelämnade till oss själva som motor i arbetet. Och hur vi lyckas med det är avgörande för slutresultatet av vår arbetsinsats.

Börja veckan och varje dag med att göra en plan, medan du fortfarande har energi och kraft. Gör det redan innan du öppnar mailen eller tar itu med den första arbetsuppgiften.  

Checklista – punkterna kan verka självklara, men är svåra att tillämpa
• Gör en grövre planering för veckan och detaljerad planering för dagen.
• Dela upp det du ska göra i avgränsade uppgifter.
• Bedöm hur lång tid de olika uppgifterna tar att göra för att göra din planering realistisk.
• Bestäm i vilken ordning du ska göra uppgifterna.
• Börja med de svåra, mer krävande uppgifterna när energinivån är som bäst. En vanlig fallgrop är att vi skjuter på det som är svårt, jobbigt eller tar tid, vilket gör att vi istället gör det svåra när vi är trötta eller kanske det inte ens blir gjort. Vilket kan leda till en känsla av misslyckande.
• Avsätt tid och boka in pauser och lunch.
• Skriv ner uppgifterna och bocka av allt eftersom du blir klar. Överstrykandets effekt har stöd i vetenskapen, när vi tydligt ser att vi har utfört något belönas hjärnan med en dopamindusch. Vi känner tillfredsställelse och vill uppleva den känslan igen.

4. Struktur för paus och rörelse

För att klara av att prestera på topp behöver hjärnan vara utvilad, närmare bestämt hjärnans frontallob. Vi är beroende av hjärnans dagsform när vi ska göra kognitivt krävande uppgifter, såsom att analysera, planera, vara kreativa och hålla fokus. Vad är viktigt för att du ska vakna upp pigg och utvilad?

Är hjärnan trött presterar vi inte bara sämre utan vi blir också lättare uttråkade och faller lättare för frestelser – som att plocka upp mobilen eller gå till kylskåpet. Ett sätt att bibehålla prestationsförmågan är att ta regelbundna pauser, korta och längre.

En effektiv metod är den så kallade pomodorotekniken, namnet kommer av den tomatformade äggklockan som dess upphovsman använde. Metoden fungerar så här:

  • sätt en timer på 25 minuter och jobba fokuserat till den ringer
  • ta fem minuters paus
  • repetera
  • efter fyra pomodoroperioder tar du en längre paus

Under pauserna är det bäst att låta tankarna vandra, det är nämligen då hjärnan får möjlighet att ta hand om och bearbeta det vi gjort och det är då vi lär oss. Låt mail, sociala medier och nyheter vara, hjärnan mår bäst av att slippa stimulans och ny information.

Då vi inte längre förflyttar oss till och från jobbet försvinner vardagsmotion och andra motionsrutiner, som träning på lunchen eller på väg hem från jobbet. Vid distansarbete behöver vi därför hitta nya sätt och vanor för att få till vardagsmotionen och annan träning. Hur kan du göra? 

En bra idé är att börja dagen med en promenad, utöver rörelse så medför det fördelar som mental förberedelsetid och att hjärnan syresätts. Leta upp ett pausprogram i app eller på Youtube och lägg in i dagsplaneringen när du ska göra dessa.

5. Minimera distraktioner

Många utmaningar med öppna kontor kommer vi undan vid hemarbete men istället kan nya uppstå. Det kan vara att den vi lever med också arbetar hemma eller att det finns ungdomar hemma med distansundervisning. De senare kan dessutom behöva stöd och hjälp av sina föräldrar. Andra distraktioner som finns en armlängd bort är förstås mobilen och sociala medier, men det kan också vara diskmaskinen som skriker efter att bli tömd.

Dessvärre är forskarna överens om en sak, våra hjärnor klarar inte av multitasking. Särskilt inte när vi ägnar oss åt kognitivt krävande uppgifter. Och utsätts och utsätter vi oss för en mängd avbrott presterar vi inte bara sämre, det tar mer energi ifrån oss än om vi gör en sak i taget.

Du kan testa själv med detta test som även används av MIT (Massachusetts Institute of Technology) för att visa hur ineffektiva vi blir när vi byter uppgifter. Klocka hur lång tid det tar.

  • Rita två rader
  • På första raden skriver du: JAG ÄR BRA PÅ MULTITASKING
  • På nästa rad siffrorna 1, 2, 3, 4 och så vidare upp till 20

Hur lång tid tog det?

  • Gör två nya rader
  • Skriv samma sak – men växla mellan raderna. Först en bokstav på rad 1 (J), sedan första siffran på rad två (1), sedan andra bokstaven (A), andra siffran (2), och så vidare

Hur lång tid tog det nu? Förmodligen ungefär dubbelt så lång tid, upplevdes mer krävande och kanske blev det också något fel.

Så stäng av notiser från mail och mobil. Stäng av ringsignalen om du ska göra något som kräver din koncentration. Bestäm när under dagen du läser mail, kollar nyheter och besöker sociala medier. Är ni flera hemma, gör upp spelregler och ett gemensamt schema över dagen. Kanske kan ni fika, äta lunch och ta en promenad tillsammans.

6. Stöd i arbetet och socialt behov

Vid distansarbete är det inte lika enkelt att bara titta in hos en kollega, ställa en snabb fråga till chefen eller småprata vid kaffemaskinen. Det kan vara bra att fundera igenom vad man ska göra om man kör fast redan innan det händer och frustrationen kommer i vägen, att ha en plan helt enkelt. Vilka är dina alternativ när du kör fast?

• Ha regelbundet inbokade digitala möten med din chef och de kollegor du ofta använder som bollplank.
• När du kör fast ställ dig frågan om det kan vänta till nästa inbokade möte, i så fall kan du parkera den och gå vidare till nästa arbetsuppgift.
• Gör upp med respektive person hur ni gör om det är en fråga som inte kan vänta – ska ni ringa varandra, sms:a eller använda någon chatfunktion?
• Finns det alternativ sätt att få hjälp? Kan det finnas på Youtube, Google eller i ett forum med andra med liknande arbetsuppgifter. Det kan vara ett bra tillfälle att hitta andra kunskapskällor än att av gammal vana fråga en kollega eller chefen.
• Notera vad du fastnar på så kan du bli medveten om eventuella kompetensluckor som kan vara värd att fylla igen. Om det är i excel-programmet du stöter på patrull är det kanske läge att ta en kurs i excel. Vi kan vara säkra på att det kommer allt fler digitala och lättillgängliga utbildningar nu i alla möjliga ämnen och områden.

Med fysisk distansering följer social distansering om vi inte hittar andra sätt och strukturer för att mötas ”öga mot öga”. När det kommer till social närhet räcker det inte med mail och telefon, vi behöver också se varandra. Social närhet och att få prata med andra om sin oro och funderingar är än viktigare i tider med stor osäkerhet.

Gör ett ”sociogram” det vill säga ta fram ett vitt papper:

  • Skriv ditt eget namn i mitten på pappret.
  • Gör sedan tre tårtbitar – en för familj och släkt, en för vänner och en för jobbet.
  • I respektive tårtbit identifierar du vilka personer du vill, eller behöver, ha kontakt med för att möta ditt behov av social kontakt. Olika personer kan möta olika behov. Vissa mår du bra av att ha kontakt med för att de hjälper dig att hantera din oro, andra för att de kan ge svar på frågor du har, andra får dig att skratta.
  • När du är klar med ditt sociogram, tar du kontakt med dessa personer, berättar om din önskan om kontakt. Tillsammans hittar ni en struktur för regelbunden kontakt och bestämmer hur ni ska mötas, via FaceTime, Zoom etc. eller kan ni träffas för en gemensam promenad.
7. Utvärdera vad du tycker om ditt jobb

I större utsträckning består jobbet av ”bara” arbetsinnehållet vid hemarbete. Det sociala utbytet, gemenskapen och samarbete med andra hamnar i periferin. Det gör att det kan vara lättare att utvärdera vad du egentligen tycker om ditt arbetsinnehåll.

Skriv ner 3-5 av de arbetsuppgifter som upptar en stor del av din arbetstid. Gå sedan igenom arbetsuppgifterna utifrån följande frågor:

  • Vad är roligt respektive tråkigt?
  • Vad kan jag ”göra i sömnen” och vad är utmanande?
  • Vad ger energi och vad tar energi? 

Lägg till frågor som:

  • Finns det saker jag vill och kan göra men inte gör idag?
  • Finns det saker jag gör idag men som jag inte vill göra?
  • Finns det saker jag vill göra men behöver lära mig?
  • Av det jag gör idag, finns det saker som förmodligen inte behöver göras i framtiden utifrån den utveckling som sker just nu?
  • Kan du se nya arbetsuppgifter tillkomma utifrån den utveckling som sker just nu?

Vad drar du för slutsatser? Vad tycker du om ditt huvudsakliga arbetsinnehåll? Vad behöver du lära dig mer om? Vad vill du lära dig för nya saker? Finns det delar du inte längre vill göra?